Doanh nghiệp Định nghĩa SOP. Tìm hiểu những điều cơ bản về SOP

10
th 07

Định nghĩa SOP. Tìm hiểu những điều cơ bản về SOP

Mỗi doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên riêng và bài toán đặt ra là làm thế nào để các nhân viên thống nhất trong cách làm việc và cùng tạo nên hiệu quả tốt nhất cho công việc. Giải pháp cho bài toán này chính là SOP.

SOP là gì? Vai trò của SOP

SOP là gì?

SOP là viết tắt của cụm từ Standard Operating Procedure, là quy trình thao tác chuẩn. Đây là một hệ thống các quy trình chuẩn được tạo ra để hướng dẫn nhân viên thực hiện và duy trì chất lượng công việc với hiệu quả cao nhất.

Quy trình này giúp những nhân viên mới làm quen với môi trường nhanh hơn và tránh xảy ra những sai sót, giám sát  được quá trình làm việc của các bộ phận, từ đó điều chỉnh thái độ, cách làm việc của mọi người cho công việc tốt hơn.

SOP được ứng dụng trong rất nhiều các lĩnh vực khác nhau: giáo dục, hàng không, y tế, quân sự, khách sạn, công nghiệp, …

Mỗi bộ phận sẽ có những SOP khác nhau, thậm chí một bộ phận có thể có nhiều SOP

Vai trò của SOP

Ngoài mục đích chính khi được tạo ra, SOP còn đem lại nhiều lợi ích trong quá trình thực hiện công việc: 

  • Tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất

  • Ngăn ngừa lãng phí tài nguyên

  • Ổn định chất lượng, năng suất làm việc

  • Cơ sở để hướng dẫn công việc cho nhân viên tại từng vị trí, bộ phận

  • Cở sở để đánh giá, phân loại mức độ hoàn thành công việc, từ đó mỗi nhân viên co thể nắm bắt được tiến độ và đưa ra phương án cải thiện phù hợp.

  • Hỗ trợ cho việc giám sát, quản lý công việc của các nhân viên khái quát, phục vụ cho hoạt động khen thưởng, kỉ luật,  … 

  • Xác định khả năng nhân viên, nhận ra những thiếu sót để tìm ra những giải pháp khắc phục phù hợp.

  • Tài liệu để xem lại khi có vấn đề lien quan đến sự phân phối

  • Đảm bảo mọi nhân viên đều thao tác như nhau để cho sản phẩm trước sau như một.

  • Nền tảng để sửa đổi, bổ sung, cải tiến điều kiện kinh doanh hay quy trình.

  • Giúp ngăn ngừa, giảm thiểu sai sót, lộn xộn, lãng phí tài nguyên, thời gian.

Yêu cầu để vận hành SOP 

Ngoài việc cần lập quy trình SOP một cách phù hợp, chặt chẽ, chính xác thì mỗi vị trí cần có trách nhiệm trong việc triển khai các hoạt động.

  • Với cấp nhân viên: Các nhân viên cần có trách nhiệm thực hiện đúng và đủ yêu cầu của quy trình, cụ thể là trong quá trình thực hiện, nhân viên cần phản hồi các ý kiến, bất cập trong quy trình và đưa ra những ý kiến cho cấp quản lý để cải thiện SOP tốt hơn.

  • Với cấp quản lý: Cần nắm rõ các thao tác trong quy trình để nắm được công việc và luôn lắng nghe ý kiến phản hồi từ cấp dưới, thường xuyên theo dõi, đưa ra những điều chỉnh phù hợp để mang lại hiệu quả công việc tốt nhất cho công ty.

Cách tạo ra SOP

Nguyên tắc

Để tạo ra được một SOP hợp lí, hiệu quả thì bắt buộc phải có những nguyên tắc riêng

  • Viết ra những gì cần phải làm

  • Làm theo những gì đã viết

  • Ghi chép lại những gì đã thực hiện

  • Định kì rà soát hệ thống SOP để chỉnh sửa, bổ sung

Các thành phần

  • SOP mẫu

  • SOP mới gồm: SOP chưa ban hành, đang được soạn thảo hay sửa đổi; SOP đang lưu hành, đã được ban hành lần đầu hay ban hành lại; SOP cũ, đã bị thay thế và thu hồi.

Mẫu quy trình thao tác chuẩn SOP

  • Nhân viên lễ tân khách sạn

  • Giao ca làm: Khi đến nơi làm, nhân viên lễ tân nhận sổ bàn giao công việc từ ca trước ( những thông tin bàn giao công việc phải ghi rõ ràng trên giấy tờ, kiểm tra các phòn check in, check out)

  • Chuẩn bị trước khi đón khách: Nắm vững thông tin của khách từ bản danh sách đặt phòng để tiện cho việc đón khách; kiểm tra với bộ phận housekeeping để chắc rằng phòng đã sẵn sang

  • Check in cho khách: Chào khách; với khách đã đặt phòng thì hỏi thông tin khách hàng để đối chiếu với hệ thống, với khách chưa đặt phòng thì giới thiệu với khách những phòng còn trống để khách lựa chọn; làm thủ tục check in

  • Tư vấn: Giới thiệu những dịch vụ của khách sạn và cung cấp thông tin cần thiết cho khách hàng.

  • Phối hợp: Cùng các bộ phận khác giải quyết các vấn đề cho khách trong quá trình ở khách sạn.

  • Check out: Nhận chìa khóa phòng; xác nhận những dịch vụ khách sử dụng trong thời gian ở khách sạn; in hóa đơn, thông báo số tiền cần thanh toán của khách; trả chứng minh nhân dân hoặc passport cho khách và chào khách về.

Bài viết trên tôi đã cung cấp những thông tin cần thiết nhất về quy trình thao tác chuẩn SOP, mong bạn sẽ có những hiểu biết rõ ràng hơn về khái niệm này. 

>>> Xem thêm các bài viết:

TIN LIÊN QUAN