Doanh nghiệp Hành chính văn phòng là gì? Những công việc hành chính văn phòng

11
th 07

Hành chính văn phòng là gì? Những công việc hành chính văn phòng

Nếu bạn cũng cho rằng công việc hành chính văn phòng chỉ là làm việc bên đống giấy tờ, hồ sơ thì bạn chưa thực sự hiểu rõ về nghề nghiệp này. Thực chất, công việc của một nhân viên hành chính văn phòng không hề đơn giản mà nó bao gồm tổng thể nhiều công việc khác nhau.

Hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng được hiểu là công việc như thế nào?

Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào, làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính và lễ tân, tổ chức các việc văn thư, lưu trữ của văn phòng, hỗ trợ làm việc cho toàn thể các nhân viên khác trong công ty

Công việc của nhân viên hành chính văn phòng

Nhân viên hành chính văn phòng có các công việc khác nhau của một văn phòng. Họ có khả năng đảm nhận được nhiều vị trí công việc khác nhau của văn phòng. Cụ thể nhân viên hành chính văn phòng thường làm các công việc sau:

  • Nhân viên lễ tân : trả lời điện thoại, đón và hướng dẫn khách đến bàn thảo hợp đồng,

  • Thư ký : sắp xếp lịch trình  làm việc, lịch họp lịch công tác , chuẩn bị các tài liệu liên quan đến các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…

  • Nhân viên soạn thảo và lưu trữ văn bản – hồ sơ: cất trữ, soạn thảo các hợp đồng kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

  • Nhân viên quản lý hạ tầng, trang thiết bị: mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, đặt báo chí, , kiểm kê đảm bảo số lượng và chất lượng cơ sở vật chất trong văn phòng, thay mới, bổ sung nếu cần thiết. 

  • Nhân viên hỗ trợ các vấn đề pháp lý: tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, các điều luật của các hợp đồng trao đổi mua bán của công ty,  hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình,

Nhân viên hành chính văn phòng phải là người có tính kiên nhẫn, sự cần cù chịu khó và yêu thích với nghề vì công việc này yêu cầu thời gian làm việc là ngồi hầu hết trong văn phòng. Họ cũng phải chịu áp lực khá lớn vì có rất nhiều giấy tờ, hồ sơ, sổ sách  mỗi ngày cần được phân loại và giải quyết. Ngoài ra, những giấy tờ sổ sách tại công ty, doanh nghiệp đều rất quan trọng, họ không được phép làm việc thiếu tập trung, sơ sài qua loa, dồi hỏi họ phải làm việc tỉ mỉ cụ thể và yêu cầu tính chính xác cao

Những nghiệp vụ văn phòng mà người nhân viên văn phòng cần có

  • Nắm vững các kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản nhất 

  •  Có những kỹ năng về quản lý và tuyển dụng nhân sự, biết cách và có cái nhìn để lựa chọn những ứng viên phù hợp đủ trình độ và kỹ năng để làm việc

  • Biết cách xây dựng nội quy lao động, quy chế hưởng  lương, các mức thưởng trong doanh nghiệp cho những người làm việc xuất sắc và nắm rõ quy trình, các bước khai trình, lập báo cáo sử dụng lao động định kỳ

  • Có cách ứng xử, lối giao tiếp thông minh nhanh nhẹn

  • Ngoại ngữ hiện tại là một nghiệp vụ cơ bản mà bất kỳ một nhân viên văn phòng nào cũng nên có

Những triển vọng và cơ hội của nghiệp vụ văn phòng 

Bất kể một công ty hay một tổ chức doanh nghiệp nào đều cần một số lượng dông các nhân viên làm việc trong các lĩnh vực của nghiệp vụ văn phòng. Do vậy các  công việc liên quan đến nghiệp vụ văn phòng sẽ rất có rất nhiều cơ hội tìm được các công việc với những mức lương hấp dẫn 

  • Đối với nhân viên làm tiếp tân mức lương sẽ dao động ở mức từ 5- 11 triệu đồng/ tháng và yêu cầu có những nghiệp vụ văn phòng tối thiểu và có cách giao tiếp và xử lý tình huống khôn khéo

  • Đối với chức vụ trợ lý sẽ có mức lương từ 9-15 triệu đồng/ tháng, thường phải có kinh nghiệm, , có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống

  • Đối với cấp bậc quản trị thường sẽ có mức lương khá cao từ 10-25 triệu đồng/ tháng và thường sẽ có các yêu cầu cao hơn như kinh nghiệm tối thiểu 2 năm, có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực

Cùng với sự phát triển của xã hội, sự ra đời của các công ty ngày càng nhiều đòi hỏi các công ty doanh nghiệp không ngừng tuyển dụng bổ sung các vị trí liên quan đến nghiệp vụ văn phòng. Do vậy học các nghề liên quan đến nghiệp vụ văn phòng sẽ giúp bạn tìm được một công việc tốt trong tương lai và có những mức thu nhập đáng mơ ước.

>>> Xem thêm các bài viết:

TIN LIÊN QUAN