Blog Luyện kỹ năng tổ chức công việc với 3 bí quyết hiệu quả bất ngờ

30
th 09

Luyện kỹ năng tổ chức công việc với 3 bí quyết hiệu quả bất ngờ

Kỹ năng tổ chức công việc giúp bạn làm việc nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn. Bạn hãy nhanh chóng trau dồi kỹ năng này với 3 bí quyết hiệu quả sau đây. 

Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Học cách lên kế hoạch

Hằng ngày bạn đều thức dậy với hàng tá công việc đang chờ đợi. Bạn luôn muốn hoàn toàn nó một cách nghiêm túc và nhanh chóng. Tuy nhiên, bạn lại không biết bắt đầu từ đầu, nên làm việc nào trước. Vậy thì hãy lập cho mình một bản kế hoạch để hoàn tất mọi công việc trong ngày. 

Bảng kế hoạch công việc của bạn sẽ có thứ tự ưu tiên giảm dần theo mức độ quan trọng, lớn nhỏ của việc cần làm. Hãy thử lấy ví dụ từ việc bỏ những hòn sỏi vào một chiếc hũ. Bạn cần phải bỏ những hòn lớn trước khi đến lượt các hòn nhỏ, điều này sẽ giúp bạn bỏ được hết toàn bỏ số sỏi một cách dễ dàng. Do đó, hãy đặt những việc quan trọng lên đầu và hoàn thành trước. 

Ví dụ, bạn nên hoàn thành việc sếp giao trước khi đi chơi cùng hội bạn bè. Hay việc tham dự buổi tiệc sinh nhật của bạn thân có mức ưu tiên cao hơn so với việc học nấu một món ăn mới. Vì bạn có thể học nấu ăn vào những thời gian rảnh rỗi khác, nhưng ngày sinh nhật thì chỉ có một lần trong năm. Do đó, dựa vào mức độ khẩn cấp của công việc thì bạn nên ưu tiên tham dự sinh nhật trước.

Ngoài ra, bạn cũng nên lập kế hoạch công việc cho ngày hôm nay. Điều này vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian vừa giúp bạn định hình mục tiêu ngày mới. Nhằm hoàn thành mọi việc một cách xuất sắc. 

Sắp xếp tài liệu gọn gàng

Kỹ năng tổ chức công việc khoa học còn phụ thuộc nhiều vào kỹ năng sắp xếp tài liệu. Việc bố trí bàn làm việc gọn gàng không chỉ cho thấy bạn là một người ngăn nắp, có thứ tự mà còn rèn luyện kỹ năng sắp xếp mọi việc hoàn hảo của bạn. 

Chính vì vậy, hãy dùng một ít thời gian sắp xếp lại tài liệu của mình thật gọn gàng và có thứ tự. Bạn hãy chịu khó phân chia tài liệu theo từng nhóm khác nhau và đặt ở những kệ riêng biệt hoặc có đánh dấu. Chẳng hạn như, tài liệu tiếng Anh cần được đặt, để riêng với tài liệu tiếng Việt. 

Tiếp đến là việc sắp xếp, lưu trữ tài liệu trong máy tính. Rất nhiều người đã mất nhiều thời gian chỉ để loay hoay tìm một loại tài liệu mà mình đã lưu trong máy. Điều này sẽ khiến bạn trở nên bề bộn, thiếu chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. Do đó, bạn cũng nên phân chia tài liệu trong máy tính của mình theo từng thư mục riêng biệt. Tốt nhất, nên đặt tên thư mục rõ ràng, dễ nhớ để việc tìm kiếm cũng đơn giản hơn. 

Đặc biệt, đối với những tài liệu quan trọng, bạn nên lưu trên các ứng dụng đám mây, hoặc tạo thêm một bản sao. Nhằm tránh trường hợp mất mát, hoặc do xóa nhầm. 

Đừng để công nghệ điều khiển bản thân

Chúng ta không phủ nhận vai trò của quan trọng của các thiết bị công nghệ hiện đại trong thời buổi công nghiệp hóa. Tuy nhiên, đây cũng chính là nguyên nhân gây ảnh hưởng đến kỹ năng tổ chức công việc của bạn. 

Khi những chiếc laptop, smartphone đôi khi làm bạn mất quá nhiều thời gian vào mạng xã hội, Facebook, Zalo,... dẫn đến sao nhãn việc cần làm. Bạn quá tập trung vào việc chát chít, lướt web mà quên mất việc cần làm. Để rồi nhiều người lại làm qua loa chiếu lệ để đối phó. Khiến cho chất lượng công việc dở tệ, hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao. 

Điều này sẽ khiến bạn gặp phải nhiều hậu quả đáng tiếc như trừ lương, trừ điểm thi đua, thậm chí là mất việc. Đây là điều mà không một ai mong muốn. Vậy nên hãy làm chủ công nghệ ngay từ bây giờ bằng cách tổ chức công việc hợp lý. Bạn hãy phân chia khoảng thời gian nghỉ ngơi, giải thích thích hợp sao cho cân bằng với công việc. 

Người hiện đại phải có kỹ năng tổ chức công việc hợp lý. Chính vì vậy, bạn hãy học cách sắp xếp công việc ngay hôm nay để nhanh chân tiến đến thành công. 

>>> Xem thêm các bài viết:

TIN LIÊN QUAN