Blog Nghiên cứu chi tiết về kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả

11
th 07

Nghiên cứu chi tiết về kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả

Giống như một tấm bản đồ chỉ đường, việc lập kế hoạch sẽ giúp các cá nhân, tổ chức có thể đi tới đích một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất với chi phí và nguồn lực tiết kiệm nhất trong mọi hoạt động, mọi công việc.

Lập kế hoạch hiệu quả

Tìm hiểu về khái niệm lập kế hoạch

Lập kế hoạch là hình thức thiết lập tất cả công việc cần làm, xây dựng các nguồn lực, đưa ra những cách thức và phương án thực hiện các hoạt động theo một lịch trình trong khoảng thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu đã đề ra. Điều quan trọng là việc lập kế hoạch phải đáp ứng được hai tiêu chí quan trọng: xác định mục tiêu cần phải đạt được và phương tiện để đạt được các mục tiêu đó.

Việc lập kế hoạch là cả một quá trình chứ không phải chỉ là một hoạt động ngắn hạn, diễn ra ở nhiều khía cạnh và cấp độ khác nhau vì vậy một bản kế hoạch tốt là một bản kế hoạch mà khi chúng ta thực hiện thì chúng ta có thể dựa vào đó để đưa ra các quyết định đáng tin cậy. 

Tầm quan trọng của lập kế hoạch

Lập kế hoạch sẽ giúp quá trình tư duy có hệ thống: đưa ra được mục tiêu mấu chốt, các cách thức để đạt được mục tiêu với thời gian nhất định, hình thành nên những tiêu chuẩn để tiên liệu các tình huống xảy ra và kiểm tra được toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch.

Lập kế hoạch sẽ giúp việc phối hợp hiệu quả hơn về mọi nguồn lực, tập trung vào các mục tiêu, giảm các hoạt động chồng chéo, giúp việc kết hợp các nguồn lực nhuần nhuyễn hơn, tránh các công việc, công đoạn bị trùng lặp , giảm sự lãng phí nguồn lực và phương tiện thực hiện nguồn lực.

Lập kế hoạch dự liệu trước các tình huống phát sinh, phát hiện các rủi ro tiềm ẩn từ môi trường bên trong và bên ngoài để đưa ra được các phương án dự phòng, từ đó đưa ra được những cân nhắc, quyết định, những ứng đối phù hợp nhằm tối đa hiệu quả công việc của cá nhân, tổ chức.

Kỹ năng và phương pháp lập kế hoạch chi tiết

Để có những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng công việc, đạt được mục tiêu nhanh chóng và hiệu quả thì việc lập kế hoạch là cần thiết cho bất kỳ cá nhân, tổ chức hay đơn vị nào, Việc lập kế hoạch sẽ hết sức linh hoạt phụ thuộc vào mục tiêu ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn của từng cá nhân, tổ chức. 

Trước tiên, cần xác định mục tiêu của việc lập kế hoạch: Đây là yêu cầu quan trọng hàng đầu.

Tiếp theo là lý do để lập kế hoạch: tại sao cần thực hiện công việc đó, ý nghĩa của công việc đó đối với cá nhân, tổ chức, hậu quả xảy ra nếu không thực hiện công việc đó.

Xác định nội dung của lập kế hoạch: liệt kê toàn bộ nội dung công việc sẽ phải làm để đạt được mục tiêu cuối cùng: Thời gian bắt đầu và kết thúc để triển khai các hạng mục công việc, các điều kiện cần và đủ để triển khai, điều quan trọng là phải xác định thứ tự ưu tiên, sắp xếp thời gian hợp lý cho từng phân đoạn công việc, địa điểm thực hiện, phân công vai trò nhân lực đảm nhiệm công việc (công việc nào làm trước, công việc nào làm sau).

Xác định cụ thể việc phân bổ các nguồn lực chủ chốt trong lập kế hoạch để đảm bảo kế hoạch thực hiện có hiệu quả: nhân lực- tài chính- thời gian- nguyên vật liệu- công nghệ, máy móc kỹ thuật hỗ trợ. Đồng thời có các phương thức giám sát, kiểm tra, đánh giá, kịp thời phát hiện những xung đột, những tồn đọng, những yếu tố phát sinh để điều chỉnh kịp thời và đảm bảo kế hoạch được hoàn thành hiệu quả và đúng tiến độ.

Để lập kế hoạch hợp lý, cần chuẩn bị phương thức tiến hành cho việc lập kế hoạch: các nguồn tài liệu, các chỉ dẫn, kinh nghiệm, quy trình, phần mềm… dựa trên hoàn cảnh thực tế của cá nhân, tổ chức.

Hơn bao giờ hết, việc lập kế hoạch là rất quan trọng khi bạn bắt đầu bất cứ một hoạt động, một công việc cụ thể nào để biết rõ quy trình thực hiện, phân chia thời gian và nguồn lực và giúp bạn đạt được mục tiêu.

>>> Xem thêm các bài viết:

 

TIN LIÊN QUAN