Blog Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật hiện hành

28
th 09

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật hiện hành

Chốt số bảo hiểm xã hội được coi là thủ tục có ý nghĩa quan trọng, nhằm ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người tham gia khi họ ngừng thực hiện hoạt động này tại cơ quan, đơn vị. Vậy, trình tự, thủ tục chốt sổ bảo hiểm được thực hiện như thế nào? Thẩm quyền ra sao? Hãy cùng tìm hiểu nhé

1. Khái niệm chốt sổ bảo hiểm xã hội

 

Trên phương diện pháp lý, luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng như các văn bản pháp luật liên quan khác không đưa ra định nghĩa cụ thể về thủ tục này. Tuy nhiên, dựa trên trình tục, trình tự thực hiện hoạt động này trên thực tế, có thể đưa ra định nghĩa: Chốt sổ bảo hiểm xã hội là hoạt động của người sử dụng lao động hoặc do chính người lao động thực hiện việc ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội của người lao động khi họ dừng đóng bảo hiểm xã hội tại cơ quan, đơn vị của người sử dụng lao động, được thực hiện khi người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc khi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp dừng hoạt động.

Chốt sổ bảo hiểm xã hội như thế nào

Theo Điều 96 luật Bảo hiểm xã hội 2014, thẻ bảo hiểm xã hội sẽ thay thế sổ bảo hiểm như hiện nay trong năm 2020. Khi đó, các chế độ bảo hiểm xã hội sẽ được thực hiện bằng phương thức giao dịch điện tử do Chính phủ quy định chi tiết về trình tự, thủ tục, thẩm quyền và các vấn đề liên quan.

2. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

 

Về trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội, theo quy định tại Khoản 3 Điều 47 luật Lao động 2012 và khoản 5 Điều 21 luật Bảo hiểm xã hội 2014, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, thôi việc theo quy định của Bộ luật Lao động 2012. Tuy nhiên, đối với trường hợp đơn vị, doanh nghiệp của người sử dụng lao động phá sản thì người lao động sẽ phải thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Về thời hạn thực hiện, theo quy định tại các khoản 2, 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội phải được thực hiện trong vòng 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động. Trong trường hợp đặc biệt (do trở ngại khách quan, lý do bất khả kháng) thì có thể kéo dài hơn nhưng không được vượt quá 30 ngày.

Về thủ tục thực hiện, thủ tục thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội được quy định cụ thể, chi tiết trong Quyết định số 595/QĐ-BHXH ban hành ngày 14/4/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam – cơ quan thuộc chính phủ (sau đây gọi là Quyết định số 595/QĐ-BHXH). Theo đó, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội được thực hiện như sau:

Thứ nhất, thực hiện thủ tục báo giảm lao động. Trách nhiệm thực hiện thủ tục báo giảm lao động thuộc về người sử dụng lao động. Hồ sơ báo giảm lao động bao gồm các tài liệu sau:

* Danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, v.v.  được hướng dẫn cụ thể tại Mẫu D02-TS thuộc Phụ lục 1 Quyết định số 595/QĐ-BHXH

* Biên bản trả thẻ bảo hiểm y tế (nếu có). Biên bản này chỉ phải nộp nếu người lao động đã nộp thẻ bảo hiểm y tế trước đó.

* Cung cấp thẻ bảo hiểm y tế trong thời hạn sử dụng.

* Quyết định chấm dứt hợp đồng làm việc hoặc tương đương, đơn xin thôi việc.

* Hướng dẫn lập cụ thể các tài liệu trên về mục đích, thời gian lập, căn cứ lập, phương pháp lập, v.v. được hướng dẫn chi tiết tại Mẫu D02-TS Phụ lục 1 Quyết định số 595/QĐ-BHXH.

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, đơn vị sử dụng lao động nộp trực tiếp cho cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội cấp huyện hoặc thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội trực tuyến (scan) hoặc đường bưu điện và thực hiện các thủ tục tiếp theo.

Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội tiến hành theo các bước nào.

Thứ hai, lập hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội. Để thực hiện thủ tục này, hồ sơ cần có các giấy tờ, tài liệu sau đây:

* Danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, v.v.  được hướng dẫn cụ thể tại Mẫu D02-TS (tương tự như thủ tục báo giảm lao động và bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS (có hướng dẫn cụ thể) thuộc Phụ lục 1 Quyết định số 595/QĐ-BHXH.

* Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT chi tiết theo mẫu TK3-TS Phụ lục 1 Quyết định số 595/QĐ-BHXH. Trách nhiệm lập tờ khai thuộc về Đơn vị người sử dụng lao động. Mục đích lập, thời gian lập, phương pháp lập được hướng dẫn cụ thể tại mẫu TK3-TS.

* Các tờ rơi thuộc bản chính sổ bảo hiểm xã hội.

* Lập công văn hoặc văn bản chốt sổ bảo hiểm xã hội. Trách nhiệm lập công văn này thuộc về đơn vị người sử dụng lao động

* Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (Không bắt buộc)

(Chi tiết tại tiểu mục 2.1 điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định số 595/QĐ-BHXH)

Sau khi hoàn tất, các hồ sơ trên sẽ được nộp trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý (cụ thể là cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện) hoặc thông qua phần mềm bảo hiểm xã hội (scan) hoặc đường bưu điện. 

Như vậy, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội được pháp luật quy định khá chi tiết và chặt chẽ nhưng cũng không quá phức tạp. Do vậy, khi có nhu cầu thực hiện, các chủ thể cần thực hiện đúng và đầy đủ trách nhiệm của mình theo quy định của pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo tính hiệu quả của thủ tục này, từ đó đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên.

>>> Xem thêm các bài viết:

TIN LIÊN QUAN